Бизнес - это легко и приятно!
Кассовые операции с 1 января 2012 года
Кассовые операции - что изменилось?
Кассовые операции или соблюдение кассовой дисциплины - один из основных вопросов, на который обращают внимание проверяющие органы при проверке организаций любой форм собственности. С расчетами наличными денежными средствами мы сталкиваемся, начиная от приема наличных денежных средств от больных (в учреждениях здравоохранения) и заканчивая выдачей авансов на хозяйственные и командировочные расходы. Действовавший Порядок ведения кассовых операций существовал около 10 лет и с тех пор не менялся. В результате ЦБ РФ было утверждено новое положение. Давайте ознакомимся с этим документом.
На кого возлагаются обязанности ведения кассовых операций?
В соответствии с новым Положением кассовые операции ведутся кассовым работником или другим сотрудником организации. Данному сотруднику устанавливаются права и обязанности, с которыми он ознакамливается под роспись. Как мы видим, с работником предполагается заключение трудового договора и выработки для него инструкции кассира. О заключении договора о полной материальной ответственности речь не идет, автор документа посчитал, что такой договора можно заключать и на основании ст.244 Трудового кодекса. Кассовые работники – это та категория сотрудников, с которыми договор о полной материальной ответственности следует заключать в первую очередь. Ведение кассовых операций также может возлагаться и на руководителя, но это относится к категории небольших предприятий, где на руководителя возлагается много обязанностей.
Прием и выдача денежных средств
В новом Положении прием и выдача денежных средств разделены и четко регламентированы. Выдача денежных средств производится по расходным кассовым ордерам с получением лично или по доверенности, по расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям, по книге приема и выдачи денежных средств раздатчикам под роспись.
Рассмотрим алгоритмы действий при приеме и выдаче наличных денежных средств.
Прием денежных средств:
- Получив приходный кассовый ордер проверить:
- соответствие подписи главного бухгалтера, бухгалтера, а в случае их отсутствия подписи руководителя образцу подписей;
- соответствие наличных денежных средств, указанных в документе цифрами и прописью;
- наличие документов, являющихся основанием операции.
- Деньги принимаются пересчетом (поштучно, полистно) так, чтобы сдающий денежные средства мог видеть действия кассира.
- Приняв наличные деньги, кассир сверяет сумму фактически принятых средств с суммой, указанной в приходном кассовом ордере.
- Кассир росписывается в приходном кассовом ордере и выдает вносителю квитанцию.
Выдача денежных средств:
- Получив расходный кассовый ордер проверить:
- соответствие подписи главного бухгалтера (бухгалтера), а в случае их отсутствии руководителя образцу подписей;
- соответствие наличных денежных средств, указанных в документе цифрами и прописью;
- наличие документов, являющихся основанием операции;
- соответствие ФИО, указанных в расходном кассовом ордере ФИО, указанных в документе, удостоверяющем личность.
- Подготавливает необходимую сумму, передает получателю и подписывает расходный кассовый ордер.
- Пересчитывает деньги, чтобы получатель мог видеть и выдает денежные средства полистным, поштучным пересчетом.
- Получатель денежных средств пересчитывает полученные деньги в присутствии кассира (поштучно, полистно).
Если вспомнить, то ранее в обязанность кассира входило при приме денежных средств: проверить платежеспособность купюр и подпись на приходном кассовом ордере и выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру при приемке денежных средств. Соответственно, при выдаче денежных средств: потребовать предъявить документы, удостоверяющие личность, сделать запись в приходном ордере о наименовании и номере документа, дате выдачи, потребовать роспись в получении.
Как мы видим ранее действия кассира были менее регламентированы. Сейчас работа кассира с одной стороны усложнилась, с другой стороны это позволило тщательнее контролировать кассовые операции.
Новое Положение обошло стороной порядок ведения кассовой книги. Теперь нет специальных требований по формированию кассовой книги. Если раньше необходимо было нумеровать, шнуровать, опечатывать кассовую книгу, заверять запись о количестве листов подписями руководителя и главного бухгалтера, то теперь организация должна сама определять требования по формированию и защите данного регистра. Основная цель на сегодня в ведении кассовых операций: это соответствие записей книги тем документам, послужившим основанием для приема и выдачи наличных денежных средств, а также соответствие записи об остатке – фактическому остатку.
Новое в ведении кассовых операций в организациях с обособленными подразделениями.
Для организаций, испытывавших трудности с соблюдением кассовой дисциплины сняты ряд спорных моментов.
С нового года обособленные подразделения могут вести кассовую книгу отдельно (составлять приходные и расходные кассовые документы, регистрировать их в кассовой книге), главное теперь не забывать, что все совершенные кассовые операции должны проходить по учету и отражаться в отчетности организации. Согласно нового положения обособленное подразделение не позднее следующего рабочего дня после выведения суммы остатка по кассовой книге передает лист кассовой книги своему юридическому лицу (в бумажном или электронном виде).
Также теперь обособленное подразделение, при наличии у него своего счета в казначействе, может устанавливать для себя лимит кассы. Сверхлимитные средства обособленное подразделение передает своему юридическому лицу или сдает в банк.
В случае, если у обособленного подразделения нет своего счета в казначействе, то юридическое лицо рассчитывает «общий» лимит кассы, учитывая при расчете как свои операции, так и операции своего обособленного подразделения.
Лимит кассы.
Как вы помните, раньше казначейство запрашивало расчет по определенной форме, на основании которого в последствии устанавливался лимит кассы. В новом положении введены две формулы для расчета лимита в зависимости от того, есть выручка по кассе или только расходы.
- Расчет лимита по объему выручки:
Объем поступлений
в кассу Период между днями
Лимит кассы = --------------------- х сдачи денег в банк, где:
Расчетный период
Объем поступлений в кассу – деньги, поступившие в кассу (за проданные товары, работы или услуги за расчетный период в рублях, с учетом поступлений по обособленным подразделениям);
Расчетный период – учитываемый при расчете период поступления денежных средств в рабочих днях (тут может учитываться динамика объема поступлений денежных средств и периоды пиковых поступлений за аналогичные периоды прошлых лет) расчетный не может превышать 92 рабочих дня;
Период между днями сдачи денег в банк (в рабочих днях) – период не может превышать 7 рабочих дней (14 дней, если в населенном пункте, в котором расположена организация отсутствует учреждение банка).
Пример:
Выручка от оказания услуг за квартал составила 900 000 рублей;
Период между днями сдачи в банк – 5 дней;
Лимит кассы равен:
900 000 рублей / 92дня x 5 дней = 48 913 рублей.
2. Расчет лимита по объему выдачи денежных средств:
Объем выдачи из кассы Период между днями
Лимит кассы = ------------------------- х сдачи денег в банк, где:
Расчетный период
Объем выдачи из кассы – денежные средства, за исключением сумм, предназначенных для выплаты заработной платы и других выплат работникам, за расчетный период в рублях (с учетом обособленных подразделений).
Расчетный период и период между днями сдачи денег в банк определяются аналогично предыдущему описанию.
Пример:
Наличные расходы за квартал составили 900 000 рублей (из них на выдачу заработной платы 700 000 рублей);
Период между днями сдачи в банк составили – 5 дней;
Лимит кассы равен:
(900 000 – 700 000) рублей / 92 дня x 5 дней = 10 870 рублей
Лимит остатка кассы необходимо закреплять во внутреннем локальном акте.
Организация имеет право на расчет наличными денежными средствами, но не должна забывать об имеющемся лимите. Есть случаи, при которых возможно накапливать денежные средства в кассе сверх установленного лимита:
- в дни выдачи заработной платы и других выплат, относящихся к фонду оплаты труда, включая день получения денежных средств из банка;
- в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения организацией в эти дни кассовых операций.
Раньше действовал только первый случай, причем было установлено 3 дня для выплаты заработной платы (5 дней для районов крайнего Севера). Сейчас этот срок не зависит от расположения организации. Случай накопления денежных средств в кассе сверх лимита давно следовало принять, так как учреждения банка в эти дни не работают.
Требования к оборудованию кассы
Прежний порядок ведения кассовых операций определял требования к укрепленности помещения кассы и оборудованию кассы средствами пожарной и охранной сигнализации.
Новое положение не содержит требований по обеспечению сохранности наличных денежных средств при ведении кассовых операций. Организация сама определяет требования по обеспечению сохранности. Теперь организация может вести кассовые операции с применением программно-технических комплексов, оснащенных возможностью приема наличных денег, принадлежащих или не принадлежащих организации. Старый порядок запрещал хранение наличных денежных средств непринадлежащих организации. С 2012 года Вы вправе самостоятельно решать, что и как ему хранить в кассе.
