Что учитывать при начислении отпускных? Налоги, взносы, учет расходов.

Расчет отпускных: правила начисления

Как правильно осущестить расчет отпускных?

Индивидуальные предприниматели и компании, находящиеся на упрощенной системе налогообложения (режим доходы минус расходы) могут учитывать в налоговой базе расходы, содержащиеся в перечне ст. 346.16 НК (п.1). В случае, если компания применяет "упрощенку" (объект налогообложения - доходы), где затраты не учитываются, можно уменьшить сумму страховых взносов на единый налог, который будет исчислен к уплате. Помимо всего все работодатели обязаны уплачивать НДФЛ.

Разберемся в вопросе, который интересует всех предпринимателей на УСН:

Для информации:

Объектом налогообложения по страховым взносам будут являться выплаты, которые произведены физ лицам по гражданско-правовым и трудовым договорам, по договорам авторского заказа (отчуждение исключительных прав на произведения литературы или искусства, науки), договорам о предоставлении права пользования произведениями литературы или искусства, науки и лицензионным издательским договорам (Закона N 212-ФЗ п. 1 ст. 7 ).

Налоговая база по НДФЛ включает в себя все доходы физических лиц, полученных в денежной или натуральных формах (п. 1 ст. 210 НК). Выплаты, которые не облагаются НДФЛ перечисляются в статье 217 НК. Согласно ст.226 НК НДФЛ следует перечислить в бюджет не позже дня получения наличных денег на выплату отпускных, вне зависимости от того, когда произведен расчет отпускных.

По НДФЛ:

Организации на УСН согласно п.5 ст.346.11 НК не освобождены от выполнения обязанностей налоговых агентов, поэтому, производя выплаты физическим лицам, они должны определить: следует ли удерживать НДФЛ.

Для НДФЛ каких либо исключений в налоговом кодексе не предусмотрено, потому следует применять ставку 13%.

По страховым взносам:

Начиная с 2011 года налогоплательщики на УСН стали уплачивать страховые взносы как на пенсионное страхование так и на страхование по случаю временной нетрудоспособности и в связи с материнством и на обязательное мед страхование. Ставки по взносам определены ФЗ № 212-ФЗ от 24.07.2009г., а льготы перечислены в ст.58 и 58.1. Статьей 9 (п.1.) 212-ФЗ определены выплаты, не облагаемые взносами, отпускных среди них нет. Следовательно, после того как произведен расчет отпускных необходимо исчислить и уплатить до 15 числа месяца, следующего за истекшим, страховые взносы в ПФР, ТФОМС и ФФОМС, ФСС (п.3 и 5 ст.15 Закона №212-ФЗ). Помимо указанных взносов, организации, осуществляющие выплаты физическим лицам обязаны начислять взносы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве. Отпускных также нет в перечне, необлагаемых такими взносами (см. статью 20.2 закона N 125-ФЗ от 24.07.98 ). Страховые взносы на случай травматизма с отпускных необходимо перечислять в срок, определенный на получение денег на выплату зарплаты в банке (п. 6 Правил (Постановление Правительства от № 184 от 02.03.00г.)).

Памятка. Объектом для начисления взносов на случай травматизма признаются выплаты и другие вознаграждения, перечисленные работодателем застрахованным лицам в рамках гражданско-правовых и трудовых договоров (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ). При этом, по гражданско-правовым договорам взносы начисляются на выплаты, только если это предусмотрено в самом договоре.

Для справки. Страховые взносы, уплачиваемые согласно 212-ФЗ, начисляются с точностью до копеек, а перечисляются в полных рублях (значения менее 50 копеек отбрасывают, а 50 копеек и более округляют до полных рублей (п. 7 ст. 15 Закона N 212-ФЗ). Взносы в ФСС на случай травматизма и начисляются, и уплачиваются в рублях и копейках.

Пример 1

И.И. Иванов (1978 г.р.) работает в ООО "Налоговая консультация", которая находится на УСН. С 1 мая 2012 года работник убывает в отпуск. За период отпуска ему произведен расчет отпускных в сумме 17 246,75 рублей. Страховые взносы во внебюджетные фонды организацией уплачиваются по общепринятым ставкам. Тариф по страховым взносам на случай травматизма установлен - 0,2%. Денежные средства для выдачи зарплаты в банке получаются - 4-е и 19-е числа. Попробуем рассчитать НДФЛ и начислить страховые взносы на сумму отпускных.

Рассчитаем НДФЛ, который необходимо удержать из суммы начисленных отпускных (17 246,75 руб. х 13%= 2 242 рубля). Удержанный налог следует перечислить в доход бюджета в день получения денежных средств в банке для выдачи отпускных И.И. Иванову. Следует помнить, что отпускные выдаются Иванову И.И. не позднее трех дней до начала отпуска (ст.136 ТК), т.е. до 27 апреля, т.к. 28 и 29 мая выходной. На руки сотрудник получит 15 004,75 рублей. (17 246,75 рублей – 2 242 рублей). С суммы расчета отпускных И.И. Иванова ООО "Налоговая консультация" необходимо начислить:

• взносы в пенсионный фонд на страховую часть трудовой пенсии 3 449,50 руб. (17 246,75 руб. х 20%);
• взносы в пенсионный фонд на накопительную часть трудовой пенсии – 1034,81 руб. (17 246,75 руб. х 6%);
• взносы на обязательное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством – 500,16 руб. (17 246,75 руб. х 2,9%);
• взносы в пенсионный фонд на страховую часть трудовой пенсии 3 449,50 руб. (17 246,75 руб. х 20%);
• взносы в ТФОМС (медицинское страхование) – 344,94 руб. (17 246,75 руб. х 2,0%);
• взносы в ФФОМС (медицинское страхование) – 534,65 руб. (17 246,75 руб. х 3,1%);
• взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и проф. заболеваний – 34,49 руб. (17 246,75 руб. х 0,2%).

Так как расчет отпускных и выплата произведены в мае, страховые взносы также следует начислить в мае. Взносы на случай травматизма нужно уплатить не позднее 3 июня, а остальные взносы - не позднее 15 июня.

На заметку. Про взносы для "упрощенцев" с объектом доходы.

Как известно, фирмы, применяющие "упрощенку" (объект налогообложения доходы), затраты не учитывают. Поэтому они не вправе отразить в расходах расчет отпускных, НДФЛ и страховые взносы. Однако они могут снизить начисленный единый налог на перечисленные взносы по обязательному пенсионному страхованию, соц страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, медицинское страхование, а также по обязательному соц страхованию от несчастных случаев на производстве и проф заболеваний (п. 3 ст. 346.21 НК РФ). Помните, что налог к уплате также допускается уменьшить на пособия по временной нетрудоспособности. Однако максимальный совокупный вычет не должен превышать половины исчисленного налога.

Учитываем в расходах...

Как уже упоминалось, организации на УСН (объект доходы минус расходы) учитывают расходы, перечисленные в п. 1 ст. 346.16 НК. При этом должны быть выполнены условия, установленные пунктом 2 ст. 346.17 НК. Главным из них, безусловно, является оплата. ...отпускные. Так, в заветном перечне содержатся расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК). Расходы на оплату труда регламентированы статьей 255 НК (п.2 ст.346.16) В п. 7 этой же статьи определены затраты на оплату труда, сохраняемую на время отпуска, предусмотренного законодательством. Следовательно, отпускные уменьшают налоговую базу. Осталось выяснить, в какой момент. Расходами признаются только оплаченные и осуществленные затраты. Предположим, отпуск сотрудника начнется в один месяц, а закончится в другом. Как быть в таком случае с отпускными, которые необходимо выплатить не позже чем за три дня до начала отпуска? Можно ли их сразу включить в расходы? Да, можно. Отпускные выплачиваются заранее в соответствии с законодательством, поэтому они не рассматриваются как аванс и работодатель вправе включить их сумму в расходы сразу после выплаты. Причем даже в том случае, если отпуск начинается в одном месяце, а деньги за него выплачены в конце предыдущего месяца (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК).
Еще один важный момент. На руки работник получает сумму отпускных уже за вычетом НДФЛ, а в расходы списывается весь расчет отпускных(вся начисленная сумма), то есть вместе с НДФЛ, так как в соответствии со статьей 255 НК в расходы по оплате труда включаются начисленные, а не выданные суммы. Позиция Минфина по этому вопросу согласована (письмо от 24.11.2009 N 03-11-06/2/246).

...уплаченные с них взносы

Расходы на обязательное страхование сотрудников, в том числе страховые взносы, указаны в ст. 346.16 НК (пп.7 п.1). Значит, и взносы с отпускных также уменьшат налоговую базу. Вопрос: когда? Особых условий для учета подобных расходов в п. 2 ст. 346.17 НК нет, значит, на страховые взносы можно уменьшить налоговую базу в день их перечисления в фонды.

Для справки. Различные доплаты, в том числе премии, выплаченные вместе с отпускными, можно учесть в расходах, если условие о таких доплатах к отпуску указано в трудовом договоре (пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 и п. 25 ст. 255 НК). С такой позицией согласен Минфин (письмо от 03.12.2010 № 03-03-06/1/756).

Пример 2

Возьмем условия примера 1, а объектом налогообложения ООО "Налоговая консультация" определим - доходы минус расходы. Каким будет налоговый учет, если отпускные в размере 15 004,75 руб. выплачены И.И. Иванову и удержанный с них НДФЛ (2 242 руб.) перечислен в бюджет 27 апреля 2012 года, а страховые взносы во все фонды уплачены 3 мая.

Отпускные выданы и НДФЛ перечислен в один день. Поэтому 27 апреля 2012 года в расходы на оплату труда следует включить 17 246,75 руб. (15 004,75 руб. + 2 242 руб.). Кроме того, 3 мая ООО "Налоговая консультация" может уменьшить налоговую базу на страховые взносы в сумме 5898,55 руб. (3 449,50 руб. + 1034,81 руб. + 500,16 руб. + 344,94 руб. + 534,65 руб. + 34,49 руб.). Заметим, в Книге учета взносы на разные виды обязательного страхования отражаются отдельными записями.

Важное обстоятельство. Если отпускные выдаются работнику в тот же день, что и перечисляется в бюджет НДФЛ, то в Книге учета доходов и расходов нужно указать общую начисленную сумму. Если же уплата налога и выдача отпускных произошли в разные дни, НДФЛ в налоговом регистре отражается отдельно.

Нюансы, требующие особого внимания

Суммы отпускных учитываются в расходах на день их выплаты, даже если отпуск начался в один месяц, а отпускные выданы в предыдущем.

В расходы на оплату труда включаются суммы отпускных вместе с перечисленным в бюджет НДФЛ. Исключение - если НДФЛ уплачен позже.

Страховые взносы, начисленные и уплаченные с отпускных, уменьшат налоговую базу в день, когда будут перечислены, даже если отпуск переходящий.

Отпускные, положенные на руки, выплачиваются без округлений в рублях и копейках.