Проведение совещаний

Для каких целей необходимо проведение совещаний

У современного человека сегодня много целей, но для большинства цель основная цель сводится к управлению своим бизнесом. Управление бизнесом можно осуществлять по разному: кому-то для успешного руководства можно не выходить из собственного дома, кому-то достаточно сидеть в офисе. Правила управления бизнесом для Вас диктует бизнес. Акцентируем наше внимание на управлении бизнесом в офисе. Наша тема разговора: проведение совещаний.

У совещаний существует масса определений и прозвищ, В советские времена к ним навеки пристали такие названия как: «пятиминутка», «летучка» или «планерка», смысл, при этом, был один: собрать подчиненных, довести информацию, принять решение, поставить задачи. На повестке таких совещаний доводилась причина собрания совещания и его состав, иногда даже прописывался регламент (со временем проведения и количеством выступающих). Это не повышало их эффективность и результативность, так как для принятия нужного решения соблюдение этих церемоний не требовалось, и весь регламент мог перекраиваться и складываться по обстановке без достижения результата.

Рынок требует быстрого принятия решений, и старые методы сегодня не подойдут. Приведем небольшой пример. Одна компания проводит внеплановое совещание с вопросом «Возможно ли выполнить План?». Актуальность этой темы было вызвано тем, что месяц шел к концу, а План продаж серьезно не выполнялся. Каждый может предположить, что такое совещание не могло решить возникшей проблемы. Конкуренты снизили цену на аналогичные товар, объемы продаж упали, компания ежедневно информацию не собирала, итоги не подводила. Хотя у каждого сотрудника был свой план, который тоже не выполнялся, но если бы проводились ежедневные совещания, то проблему можно было бы обнаружить и раньше и короткие сроки предпринять необходимые действия.

Кто-то возразит: «Пользы от ежедневных совещаний нет, план установлен на месяц, его просто надо выполнять». На практике это не так и не каждый сотрудник сможет верно распределить свои силы на весь месяц по причине действия, например, не прогнозируемых факторов: потеря клиентов, сезонность спроса и т.д. При этом, если проведение совещаний было бы чаще, то происходи бы оперативный сбор и обмен информацией (ситуация с конкурентами, выполнение клиентами своих обязательств) с необходимыми выводами.

Очень важно вести краткий протокол совещания с пометкой задач, исполнителей и сроков их выполнения. Тем самым Вы избегаете ситуаций на тему: меня не было, срок не ставился, мне не передали.

Сегодня в компаниях берется за правило вывешивать результаты проведения совещаний, особенно, по итогам работы, где указывать не только поставленные цели и результаты выполнения старых, но и отражать данные о приятых решениях по поощрениям или лишениям.

Таким образом, проведение совещаний это не пустой звук и формальность, а действенный способ постановки целей и контроля их выполнения. Знайте, что проведение совещаний для галочки недопустимо. Самое страшное сегодня у владельца бизнеса – это потерянное время.