Бизнес - это легко и приятно!
Каждое юридическое лицо в ходе своей деятельности оформляет огромное количество документов, а это значит, что со временем бумаг накапливается довольно много, и возникает естественная потребность в избавлении от них. Но торопиться с этим не стоит, ведь закон предписывает компании хранить те или иные акты в течение определенного периода, да и после его истечении просто выбросить документы не удастся – их уничтожение также подробно регламентировано законодательством.
К сожалению, практика свидетельствует о том, что многие компании сознательно, а скорее все же по неведению, игнорируют требования законодательства, храня документы, в лучшем случае, пять лет. В то же время подобное пренебрежение к нормативным требованиям для юридических лиц может обернуться серьезными штрафами.
Необходимо понимать, что хранение документов – мероприятие серьезное на всех этапах его осуществления. Не случайно ведь солидные бизнесмены предпочитают поручать его профессионалам. Но обо всем по порядку.
Начать хотелось бы с Налогового кодекса РФ, устанавливающего четырехлетний срок хранения документов налогового и бухгалтерского учета. Это предельный период, в течение которого налоговики могут потребовать у компании на проверку бумаги, необходимые для исчисления налогов.
В то же время, закон о бухгалтерском учете предписывает хранить данные бухгалтерского учета и отчетности не менее пяти лет. Обратите внимание! Это минимальный период, иными нормативными актами он вполне может быть увеличен. Ведь сроки хранения документов регламентируются законодательством об архивном деле. Речь, в частности, идет о «Перечне типовых управленческих архивных документов…», утв. Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Изучив этот документ, можно узнать о точных периодах хранения конкретных бухгалтерских документов. При этом в одних случаях законодатель устанавливает ограниченные сроки (год или три, к примеру), а в других и вовсе предписывает хранить акты постоянно и бессрочно.
Свои требования установлены и для кадровых документов. Сроки их хранения регламентируются в основном Трудовым кодексом и имеют достаточно продолжительный период. Так, заявление о приеме на работу, трудовой договор, приказ о приеме на работу и личная карточка сотрудника должны сохраняться организацией в течение 75 лет! Журнал учета бланком трудовых книжек - в течение пяти лет, а трудовые книжки сотрудников – до востребования.
И это лишь некоторые примеры. Практически для каждого кадрового документа у законодателя найдется свой срок.
Стоит ли говорить, что строгое соблюдение предписаний закона неизбежно ведет к накоплению бумаг в организации. Решить эту проблему можно только одним способом – создав полноценный архив. А вот способы реализации этого мероприятия уже могут разниться. Так, компания может инициировать данный процесс самостоятельно или доверившись профессионалам. К примеру, свои услуги в этой сфере предлагает крупнейший поставщик архивных услуг компания OSG Records Management.
